نحوه ثبت در سامانه دفاتر الکترونیکی
🖥️ راهنمای کامل مراحل کار با سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی (نسخه ۱۴۰۴)
سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی، بستری برای ارائه دفاتر حسابداری بهصورت دیجیتال است. در این راهنما، مراحل کار با این سامانه را بهصورت کامل و گامبهگام شرح دادهایم.
1️⃣ ورود به سامانه
برای ورود به سامانه، ابتدا وارد درگاه ملی خدمات الکترونیکی سازمان امور مالیاتی کشور شوید:
سپس از منوی اصلی، گزینه “سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی” را انتخاب کنید یا مستقیماً به آدرس زیر بروید:
🔗 dafater-tejari.tax.gov.ir/tax-files/list/index
2️⃣ دانلود قالب اکسل دفاتر الکترونیکی
برای ثبت اطلاعات دفاتر، باید فایل اکسل مخصوص سامانه را دانلود و تکمیل نمایید. این فایل شامل ستونهای زیر است:
- کد حساب کل
- عنوان حساب کل
- کد حساب معین
- عنوان حساب معین
- کد حساب تفصیلی
- عنوان حساب تفصیلی
- گردش بدهکار (ریال)
- گردش بستانکار (ریال)
- تاریخ گردش حساب
3️⃣ دستورالعمل تکمیل فایل اکسل
برای پذیرش فایل توسط سامانه، نکات زیر را رعایت کنید:
- اطلاعات فقط در یک شیت وارد شود.
- عنوان و ترتیب ستونها مطابق با فایل نمونه باشد.
- ستونهای بدهکار و بستانکار تنها شامل عدد باشند.
- در هر ردیف، فقط یکی از ستونهای بدهکار یا بستانکار مقدار داشته باشد.
- اگر رکوردها بیش از ۱۰۰۰ ردیف است، فایل را به فرمت CSV ذخیره کنید.
- فرمت تاریخ:
YYYY/MM/DD(مثال: 1403/12/20) - تاریخ گردش باید در محدوده زمانی اعلامشده باشد.
4️⃣ تنظیمات قبل از بارگذاری فایل
پیش از بارگذاری فایل، باید موارد زیر را مشخص نمایید:
- نوع فایل: Excel یا CSV
- جداکننده (Delimiter): فقط برای فایل CSV
- تاریخ پایان بازه زمانی گردش حسابها
- کد رهگیری دفتر پلمپشده (از لیست انتخابی سامانه)
5️⃣ بارگذاری و پیشنمایش فایل
در این مرحله فایل خود را بارگذاری کرده و موارد زیر را در نظر داشته باشید:
- فقط فرمتهای Excel و CSV مجاز هستند.
- عنوان و ترتیب ستونها دقیقاً مطابق قالب باشد.
- اگر نوع فایل با گزینه انتخابی در تنظیمات مطابقت نداشته باشد، سامانه آن را رد میکند.
- پس از بارگذاری، ۱۰ ردیف اول فایل بهصورت پیشنمایش نمایش داده میشود.
6️⃣ مشاهده تاریخچه فایلهای بارگذاریشده
در صفحه اصلی سامانه، بخشی با عنوان “تاریخچه بارگذاری اطلاعات” وجود دارد که اطلاعات زیر را نمایش میدهد:
- کد رهگیری دفتر پلمپشده
- تاریخ پایان سال مالی
- بازه زمانی گردش حسابها
- تاریخ بارگذاری فایل
- وضعیت فایل (عدم بارگذاری، بارگذاری موفق، در حال پردازش)
- آیکون هشدار (!) برای نمایش خطاها
- آیکون دانلود فایل