خلاصه‌ای جامع از استاندارد حسابرسی 230 مستندات

استاندارد حسابرسی 230: مستندات حسابرسی

کلیات و دامنه کاربرد

این استاندارد مسئولیت حسابرس را در تهیه مستندات حسابرسی صورت‌های مالی مشخص می‌کند. مستندات باید به گونه‌ای تهیه شوند که الزامات این استاندارد و الزامات ویژه سایر استانداردهای حسابرسی رعایت شده باشد. قوانین یا مقررات ممکن است الزامات اضافی درباره مستندات مقرر کنند. این استاندارد همراه با استاندارد حسابرسی 200 (“اهداف کلی حسابرس مستقل و انجام حسابرسی طبق استانداردهای حسابرسی”) مطالعه می‌شود.

ماهیت و اهداف مستندات حسابرسی

• هدف اصلی مستندات حسابرسی:
• ارائه شواهد پشتوانه نتیجه‌گیری حسابرس درباره دستیابی به اهداف کلی حسابرس.
• اثبات انجام حسابرسی طبق استانداردهای حسابرسی و الزامات قانونی و مقرراتی.
• اهداف فرعی مستندات:
• کمک به تیم حسابرسی در برنامه‌ریزی و انجام حسابرسی.
• هدایت و سرپرستی کار توسط سرپرست تیم حسابرسی و ایفای مسئولیت‌های بررسی کار طبق استاندارد 220.
• امکان پاسخگویی تیم حسابرسی درباره کار خود.
• نگهداری سوابق موضوعات عمده برای حسابرسی‌های آینده.
• امکان بازبینی و بررسی کنترل کیفیت طبق استاندارد کنترل کیفیت 1.
• پشتیبانی بازبینی برون‌سازمانی طبق قوانین و مقررات.

تاریخ اجرا

این استاندارد برای حسابرسی صورت‌های مالی با دوره مالی شروع شده از اول فروردین 1395 به بعد لازم‌الاجرا است.

هدف حسابرس از تهیه مستندات حسابرسی

• تأمین مدارک کافی و مناسب به عنوان پشتوانه گزارش حسابرس.
• اثبات برنامه‌ریزی و انجام حسابرسی طبق استانداردهای حسابرسی و الزامات قانونی و مقرراتی.

تعاریف کلیدی

الزامات مستندات حسابرسی

تهیه به موقع مستندات (بند 7)

حسابرس باید مستندات حسابرسی را در زمان مناسب و به موقع تهیه کند تا کیفیت حسابرسی افزایش یافته و فرآیند بررسی و ارزیابی نتایج تسهیل شود.

مستندات روش‌های حسابرسی اجرا شده و شواهد کسب شده (بند 8 تا 13)

مستندات باید به گونه‌ای باشند که یک حسابرس با تجربه بدون آشنایی قبلی با کار حسابرسی بتواند موارد زیر را درک کند:

• ماهیت، زمان‌بندی و میزان روش‌های حسابرسی انجام شده طبق استانداردها و مقررات.
• نتایج حاصل از روش‌های حسابرسی و شواهد کسب شده.
• موضوعات عمده مشخص شده، نتیجه‌گیری‌ها و قضاوت‌های حرفه‌ای مهم.

در مستندات باید موارد زیر ثبت شود:

• ویژگی‌های معرف اقلام یا موضوعات خاص آزمون شده (مانند تاریخ، شماره سفارش).
• نام فرد انجام‌دهنده کار حسابرسی و تاریخ تکمیل کار.
• نام فرد بررسی‌کننده کار حسابرسی، تاریخ و میزان بررسی.

مذاکرات با مدیران اجرایی، ارکان راهبری و اشخاص دیگر در خصوص موضوعات عمده باید مستند شود. همچنین در صورت وجود تناقض بین اطلاعات کسب شده و نتیجه‌گیری نهایی، نحوه برخورد با این تناقض باید ثبت گردد.

انحراف از الزام مربوط (بند 12)

در شرایط استثنایی که انحراف از یک الزام استاندارد اجتناب‌ناپذیر باشد، حسابرس باید دلایل انحراف و روش‌های جایگزین دستیابی به هدف الزام را مستند کند.

وقایع پس از تاریخ گزارش حسابرس (بند 13)

اگر پس از تاریخ گزارش حسابرس، روش‌های حسابرسی جدید اجرا شود یا نتایج جدیدی حاصل گردد، باید موارد زیر مستند شوند:

• شرایط پیش آمده.
• روش‌های حسابرسی جدید، شواهد کسب شده و نتیجه‌گیری‌ها و تأثیر آنها بر گزارش حسابرس.
• نام فردی که مستندات را تغییر داده و تاریخ آن، و نام فرد بررسی‌کننده و تاریخ بررسی.

تنظیم نهایی پرونده حسابرسی (بند 14 تا 16)

• مستندات حسابرسی باید در پرونده حسابرسی نگهداری شده و فرآیند اداری تنظیم نهایی پرونده در مدت زمان مناسب پس از تاریخ گزارش انجام شود.
• پس از تنظیم نهایی، مستندات نباید پیش از پایان دوره نگهداری حذف یا امحا شوند.
• در صورت ضرورت تعدیل یا افزودن مستندات پس از تنظیم نهایی، دلایل و مشخصات افراد انجام‌دهنده و بررسی‌کننده این تغییرات باید مستند شود.

توضیحات کاربردی

تهیه به موقع مستندات

تهیه مستندات کافی و مناسب در زمان انجام کار، کیفیت حسابرسی را افزایش داده و بررسی شواهد و نتایج را پیش از نهایی شدن گزارش تسهیل می‌کند.

شکل، محتوا و میزان مستندات حسابرسی

این موارد به عوامل زیر بستگی دارد:

• اندازه و پیچیدگی واحد تجاری.
• ماهیت روش‌های حسابرسی اجرا شده.
• خطرهای تحریف بااهمیت مشخص شده.
• اهمیت شواهد کسب شده.
• ماهیت و میزان موارد استثنا.
• نیاز به مستندسازی نتیجه‌گیری‌ها و مبانی آن.
• روش اجرای حسابرسی و ابزارهای استفاده شده.

نمونه‌های مستندات حسابرسی

• برنامه‌های حسابرسی.
• تجزیه و تحلیل‌ها.
• شرح موضوعات و نکات حسابرسی.
• خلاصه موضوعات عمده.
• تأییدیه‌های برون‌سازمانی و مدیران.
• چک‌لیست‌ها.
• مکاتبات مرتبط (شامل ایمیل).
• خلاصه یا تصویر مدارک واحد تجاری (مانند قراردادها).

مستندات حسابرسی نمی‌تواند جایگزین اسناد حسابداری واحد تجاری شود. نسخه‌های ناقص، پیش‌نویس‌ها، یادداشت‌های مقدماتی یا تکراری نباید نگهداری شوند. توضیحات شفاهی به تنهایی کافی نیستند اما می‌توانند برای شفاف‌سازی مستندات استفاده شوند.

رعایت استانداردهای حسابرسی در مستندات

رعایت الزامات این استاندارد و استانداردهای مرتبط منجر به مستندات کافی و مناسب می‌شود. نبود الزام خاص در یک استاندارد، توجیهی برای عدم مستندسازی نیست. مستندات حسابرسی شواهدی از رعایت استانداردها فراهم می‌کنند ولی مستندسازی همه جزئیات و قضاوت‌ها ضروری یا عملی نیست.

مستندات موضوعات عمده و قضاوت‌های حرفه‌ای

قضاوت درباره موضوعات عمده باید بر تحلیل بی‌طرفانه واقعیت‌ها و شرایط استوار باشد. نمونه‌های موضوعات عمده شامل موارد زیر است:

• موضوعات منجر به خطرهای عمده تحریف.
• نتایج روش‌های حسابرسی که احتمال تحریف بااهمیت یا نیاز به تجدیدنظر در ارزیابی خطرات را نشان می‌دهد.
• مشکلات عمده در اجرای روش‌های حسابرسی.
• یافته‌هایی که ممکن است به اظهارنظر تعدیل شده یا بند تأکید منجر شود.

مستندسازی قضاوت‌های حرفه‌ای عمده به تشریح نتایج و ارتقاء کیفیت قضاوت کمک می‌کند و برای بازبین‌ها و حسابرسی‌های بعدی مفید است. تهیه خلاصه موضوعات عمده در حسابرسی‌های پیچیده توصیه می‌شود.

مشخص کردن اقلام آزمون شده و افراد مسئول (بند 9)

ثبت ویژگی‌های اقلام آزمون شده و افراد تهیه‌کننده و بررسی‌کننده مستندات اهداف متعددی دارد؛ از جمله پاسخگویی و تسهیل بررسی موارد استثنا. نمونه‌ها عبارتند از:

• تاریخ و شماره سفارش‌های خرید، تعیین اقلام مورد آزمون.
• تعریف جامعه آماری و روش نمونه‌گیری.
• ثبت تاریخ‌های پرس‌وجو و اسامی کارکنان مرتبط.
• ثبت فرایند مشاهده، افراد درگیر، تاریخ و مکان.

بررسی کار حسابرسی باید مستند شده و نام فرد بررسی‌کننده و تاریخ بررسی ثبت شود.

مستندات مذاکرات با مدیران و ارکان راهبری

مستندات مذاکرات شامل خلاصه مذاکرات تهیه شده توسط حسابرس یا کارکنان واحد تجاری است. اشخاص مذاکره‌کننده ممکن است مدیران، کارکنان واحد تجاری یا مشاوران حرفه‌ای باشند.

مستندات نحوه برخورد با موارد متناقض

حسابرس باید نحوه برخورد با اطلاعات متناقض را مستند کند، ولی نیازی به نگهداری مستندات نادرست یا اضافی نیست.

ملاحظات خاص واحدهای تجاری کوچک

• مستندات در حسابرسی واحدهای کوچک معمولاً کمتر است.
• در مواردی که کار توسط مدیر مسئول انجام می‌شود، مستندات ممکن است شامل موضوعات هدایت یا سرپرستی تیم نباشد.
• مستندات باید برای حسابرس با تجربه قابل درک باشد و ممکن است توسط افراد خارج از مؤسسه بررسی شود.
• امکان تهیه مستندات به صورت یکجا و همراه با ارجاع به مستندات پشتیبان برای تسهیل کار وجود دارد.

انحراف از الزامات استانداردها (بند 12)

• حسابرس باید الزامات استانداردها را رعایت کند مگر در شرایط استثنایی.
• الزامات مستندات تنها در مورد الزامات مربوط به شرایط حسابرسی جاری کاربرد دارد.
• مواردی که الزام مربوط نیست شامل استانداردهای غیرمرتبط یا شرایط خاصی که وجود ندارد.

وقایع پس از تاریخ گزارش حسابرس (بند 13)

در موارد استثنایی، اگر پس از تاریخ گزارش، اطلاعات جدید کشف شود که در تاریخ گزارش وجود داشته‌اند و می‌توانستند تأثیرگذار باشند، باید مستندات مربوط به تغییرات و بررسی‌های انجام شده تهیه شود. مسئولیت نهایی این تغییرات بر عهده مدیر مسئول است.

تنظیم نهایی پرونده حسابرسی (بند 14 تا 16)

• مطابق استاندارد کنترل کیفیت 1، مؤسسات حسابرسی باید سیاست‌ها و روش‌هایی برای تنظیم به موقع پرونده تعیین کنند. معمولاً حداکثر ۶۰ روز پس از تاریخ گزارش زمان مناسبی است.
• تنظیم نهایی پرونده فرایند اداری است و شامل اجرای روش‌های جدید حسابرسی نیست.
• تغییرات اداری مجاز شامل حذف مستندات اضافی، مرتب‌سازی، امضا چک‌لیست‌ها و مستندسازی شواهد کسب شده پیش از تاریخ گزارش است.
• مستندات حسابرسی باید حداقل سه سال پس از تاریخ گزارش نگهداری شود.
• در صورت ضرورت، حسابرس می‌تواند پس از تنظیم نهایی پرونده، مستندات را تعدیل یا مستندات جدید اضافه کند که دلایل و مشخصات این تغییرات باید مستند گردد.

پیوست: الزامات سایر استانداردهای حسابرسی در رابطه با مستندات